Os materiais existentes em bibliotecas e arquivos, pelas suas características constituintes são muito susceptíveis à deterioração, cabe, por isso, às instituições o dever de garantir a salvaguarda dos documentos em qualquer tipo de suporte, através da existência de um plano de preservação.
Uma das medidas que se deve equacionar é o acesso aos documentos, o leitor deve ter conhecimento das normas praticadas pela instituição, que devem garantir e respeitar a integridade e a conservação do material bibliográfico e documental. Nesse sentido devem existir campanhas de sensibilização dos leitores sobre as regras de consulta e incentivar ao cuidadoso manuseamento dos documentos.
A consulta dos documentos deve garantir a não alteração do material bibliográfico e documental (sublinhar, arrancar páginas, dobrar as folhas, alterar a ordem da documentação, utilizar qualquer instrumento que danifique os documento, usar qualquer tipo de tintas ou correctores, anotar ou escrever em folhas de papel colocadas sobre um livro aberto). A arrumação de livros nas estantes é outra medida que deve garantir a sua protecção, genericamente podemos mencionar algumas regras: os livros devem ser retirados e recolocados sem dificuldade; usar cerra livros quando as estantes não estiverem cheias; os livros devem ser posicionados na vertical, excepto se forem obras de grande formato; as cotas dos documentos devem estar visíveis. Os utilizadores devem também ser sensibilizados para a utilização da fotocopiadora, pois o mau manuseamento dos documentos pode danificar a sua estrutura.
As salas de leitura devem dispor de avisos sobre as regras de consulta dos documentos, sobre a assistência aos utilizadores e sobre as zonas de trabalho limpas. O vídeo “Mr. Bean na biblioteca” é bem elucidativo do que não se deve fazer nas salas de leitura.
ADCOCK, Edward; VARLAMOFF, Marie-Thèrèse ; KREMP, Virginie (2004). Directrizes da IFLA para a conservação e o manuseamento de documentos de biblioteca. Lisboa : Biblioteca Nacional.
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